Retenciones locales y retenciones por litigio en Exchange Online (2023)

Si existe una sospecha razonable de un posible litigio, las organizaciones deben conservar toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluidos los correos electrónicos relevantes para el caso. A menudo estas sospechas surgen antes de que se conozcan los detalles del caso, por lo que se suele guardar gran cantidad de material. Es posible que las organizaciones deban conservar todos los correos electrónicos relacionados con un elemento específico o todos los correos electrónicos de personas específicas. Según las prácticas de exhibición de documentos electrónicos de su organización, puede seguir los siguientes pasos para conservar el correo electrónico:

• Pida a los usuarios finales que no eliminen mensajes para recibir el correo electrónico. Sin embargo, los usuarios aún pueden eliminar correos electrónicos de manera intencional o accidental.

• Suspender los mecanismos de eliminación automática, como la gestión de registros de mensajería (MRM). Esta acción puede resultar en una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón del usuario y afectar su productividad. Incluso suspender la eliminación automática no impide que los usuarios eliminen correos electrónicos manualmente.

• Algunas organizaciones copian o archivan correos electrónicos para garantizar que no se eliminen, alteren o manipulen. Esto aumenta los costos debido al esfuerzo manual requerido para copiar o mover mensajes a un archivo o productos de terceros utilizados para recopilar y almacenar correo electrónico fuera de Exchange.

Si no se conservan los correos electrónicos, la organización puede enfrentar riesgos legales o financieros, como B. la revisión de procesos de detección y almacenamiento de datos, decisiones judiciales adversas, sanciones o multas.

Puede utilizar la retención en el lugar o la retención de evaluación para cumplir con los siguientes propósitos:

• Ponga los buzones de correo de los usuarios en espera y mantenga los elementos del buzón inmutables.

• Conserve los elementos del buzón que han sido eliminados por los usuarios o procesos de eliminación automatizados como MRM.

• Utilice la retención local basada en consultas para buscar y conservar elementos que coincidan con criterios específicos.

  (Video) Retención por Juicio / Litigation Hold Microsoft 365

• Guarde los artículos indefinidamente o por un tiempo específico.

• Marcar a un usuario con múltiples retenciones basadas en investigaciones o casos separados.

• Mantenga activa la administración de MRM para que las retenciones sean transparentes para el usuario.

• Habilite la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos local de elementos retenidos.

Escenarios de suspensión en el lugar

En versiones anteriores de Exchange, la idea de una retención legal era mantener todos los datos en el buzón de un usuario de forma indefinida o hasta que se levantara la retención. En Exchange Online, la conservación local incluye una nueva plantilla que le permite especificar los siguientes parámetros:

• quédate con lo que: puede especificar qué elementos guardar utilizando parámetros de consulta, como palabras clave, remitentes y destinatarios, fechas de inicio y finalización, y también especificar tipos de mensajes, como mensajes de correo electrónico o elementos de calendario que desea poner en espera.

• duración de la prohibición: puede especificar una duración para los elementos suspendidos.

Con este nuevo modelo, puede usar la conservación local para crear políticas de retención granular para conservar los elementos del buzón en los siguientes escenarios:

• prohibición indefinida: El escenario de suspensión indefinida es similar a la suspensión de juicio. Su propósito es conservar los elementos del buzón para que pueda satisfacer sus necesidades de exhibición de documentos electrónicos. Los elementos nunca se eliminan durante el período de litigio o investigación. La duración no se conoce de antemano, por lo que no se establece una fecha de finalización. Para mantener todos los elementos de correo electrónico de forma indefinida, no se especifican parámetros de consulta ni duración de tiempo al crear una conservación local.

  Importante

  Mantener un buzón indefinidamente significa que los elementos de correo electrónico que cumplen con los requisitos de retención nunca se eliminan del buzón. Esto puede desbordar el buzón.Tarifa para artículos reembolsables, lo que puede inutilizar el buzón. Microsoft recomienda que unarchivoal buzón, así como la activación delfunción de extensión automática de archivos. VerTasas de bloqueo y buzónPara más información.

• Suspensión basada en consulta- Si su organización retiene elementos en función de parámetros de consulta específicos, puede utilizar la conservación local basada en consultas. Puede especificar parámetros de consulta como palabras clave, fechas de inicio y finalización, direcciones de remitente y destinatario y tipos de mensajes. Después de crear una conservación local basada en consultas, se conservan todos los elementos del buzón existentes y futuros que coincidan con los parámetros de la consulta (incluidos los mensajes recibidos más tarde).

  (Video) Directivas de retención Microsoft 365/retention policies - Retención de información Microsoft 365

  Importante

  Los elementos marcados como que no se pueden buscar, generalmente debido a un error al indexar el archivo adjunto, también se conservan porque no hay forma de determinar si coinciden con los parámetros de consulta. Más información sobre elementos indexadosparcialmente, consulte Elementos parcialmente indexados en la búsqueda de contenido.

• Suspensión basada en tiempo: Tanto la retención local como la retención por disputa le permiten especificar un período de tiempo durante el cual se deben retener los artículos. La duración se calcula a partir de la fecha en que se recibe o se crea un elemento del buzón.

  Si su organización requiere que todos los elementos del buzón se conserven durante un período de tiempo específico, p. Por ejemplo, 7 años, puede crear una retención basada en el tiempo para que los elementos retenidos se retengan durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, considere colocar un buzón en conservación local basada en el tiempo con un período de retención establecido en 365 días. Si un elemento se elimina de este buzón después de 300 días de haberlo recibido, permanecerá durante 65 días adicionales antes de que se elimine de forma permanente. Puede usar la retención en el lugar basada en el tiempo junto con una política de retención para asegurarse de que los elementos se retengan durante el tiempo especificado y se eliminen de forma permanente después de ese período.

Puede usar la retención local para colocar a un usuario en múltiples retenciones. Cuando se encuentra un usuario en varias reservas locales, las búsquedas de cualquier reserva se combinan (usando operadoresO). En este caso, la cantidad máxima de palabras clave en todas las retenciones basadas en consultas para un buzón es de 500. Si hay más de 500 palabras clave, todo el contenido del buzón se pone en espera (no solo el contenido que coincide con las palabras clave). ). Todo el contenido se guarda hasta que el número total de palabras clave sea 500 o menos.

Preservación local y retención por sentencia

Estancia por Sentencia utiliza propiedadLitigationHoldEnabledun buzón para guardar el contenido del buzón. Mientras que la retención en el lugar proporciona una retención granular basada en los parámetros de consulta y la capacidad de colocar múltiples retenciones, la retención por litigio solo le permite colocar todos los elementos en espera. También puede especificar un período de retención para elementos cuando un buzón se coloca en retención por juicio. La duración se calcula a partir de la fecha en que se recibe o se crea un elemento del buzón. Si no establece una duración, los elementos se retienen indefinidamente o hasta que se levante la retención.

Si un buzón se coloca en una o más retenciones en el lugar y una retención por juicio (no permanente) simultáneamente, todos los elementos se retienen indefinidamente o hasta que se eliminen las retenciones. Si elimina la retención por juicio y el usuario todavía está en una o más retenciones in situ, los elementos que cumplen con los criterios de retención in situ se retienen durante el período de tiempo especificado en la configuración de retención.

Poner un buzón en espera en el acto

Los usuarios autorizados que se agregaron al grupo de funciones de Control de acceso basado en roles (RBAC) de Discovery Management o a los que se les asignaron las funciones de administración de Retención legal y Búsqueda de buzones pueden administrar o eliminar buzones en Retención en el sitio. Esta tarea se puede delegar a administradores de registros, oficiales de cumplimiento o abogados en el departamento legal corporativo, con la menor cantidad de permisos posible. Para obtener más información sobre la asignación del grupo de funciones de Discovery Management, consulteAsignar permisos de eDiscovery en Exchange.

Puedes usar el asistente para hacer estoSuspensión de documentos locales y producción electrónicaen el Centro de administración de Exchange (EAC) onuevo-buzónBuscary los cmdlets de PowerShell de Exchange Online relacionados para eliminar un buzón en conservación local. Para obtener más información sobre cómo eliminar un buzón de la conservación local, consulteEliminar una retención en el lugar.

Muchas organizaciones exigen que los usuarios estén informados cuando están retenidos. Además, cuando un buzón está en espera, no necesita suspender las políticas de retención que se aplican al usuario del buzón. Debido a que los mensajes se siguen eliminando como se esperaba, es posible que los usuarios no se den cuenta de que están en espera. Si su organización requiere que se notifique a los usuarios en espera, puede agregar un mensaje de notificación a la propiedadRetenciónComentariodel usuario del buzón y usar la propiedadURL de retenciónpara vincular a un sitio web para obtener más información. Outlook 2010 y versiones posteriores muestran la notificación y la URL en el área de backstage. Debe usar Exchange Online PowerShell para agregar y administrar estas propiedades para un buzón. Para más información, verEstablecer-Buzón.

Se detuvo la colocación de carpetas públicas

En Exchange Online, puede retener carpetas públicas con una conservación local. No se admite el uso de una retención judicial de carpetas públicas. Al crear una conservación local, la única opción es almacenar todas las carpetas públicas de la organización. El resultado es que se coloca una conservación local para todos los buzones de correo de carpetas públicas.

Cuando mueve carpetas públicas a conservación local, los mensajes de correo electrónico relacionados con el proceso de sincronización también se conservan en la jerarquía de carpetas públicas. Esto puede resultar en la retención de miles de elementos de correo electrónico relacionados con la sincronización de la jerarquía. Estos mensajes pueden llenar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables de los buzones de carpetas públicas. Para evitar esto, puede crear una conservación local basada en consultas y agregar lo siguientevalor de la propiedademparejar con la consulta de búsqueda:

NO (Re: HierarchySync*)

El resultado es que los mensajes (relacionados con la sincronización de la jerarquía de carpetas públicas) que contengan la frase "HierarchySync" en la línea de asunto no se pondrán en cola.

Retenciones y la carpeta Elementos recuperables.

Stay-in-Place y Litigation Hold utilizan la carpeta Elementos recuperables para almacenar elementos. La carpeta Elementos recuperables reemplaza lo que se conocía informalmente como contenedor de almacenamiento en versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta en la vista predeterminada de Outlook, Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App) y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información sobre la carpeta Elementos recuperables, consulteCarpeta Elementos recuperables en Exchange Online.

De forma predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no sea Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Eso se llama movimiento. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (presionando las teclas SHIFT y DEL) o elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el período de retención de elementos eliminados configurado en el buzón del usuario. De forma predeterminada, el período de retención de elementos eliminados es de 14 días para los buzones de correo de Exchange Online. También puede establecer una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Esto protege a la organización de un posible ataque de denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables. Si un buzón no se coloca en conservación local o retención por juicio, los elementos se eliminan de forma permanente de la carpeta Elementos recuperables según el principio de "primero en entrar, primero en salir" si se supera la cuota de advertencia de elementos recuperables o si el elemento está en la carpeta Recuperación. contiene elementos más largos que el período de retención del elemento eliminado.

La carpeta Elementos recuperables contiene las siguientes subcarpetas, que se utilizan para almacenar elementos eliminados en varias ubicaciones y para facilitar la retención local y la retención por litigio:

• eliminaciones- Los elementos eliminados de la carpeta Elementos eliminados o eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a la subcarpeta Exclusiones y son visibles para el usuario cuando usa Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la web. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que vence el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón.

• elimina- Cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la web), el elemento se mueve a la carpeta Eliminaciones. Los elementos que exceden el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón también se mueven a la carpeta Eliminaciones. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el asistente de carpetas administradas procesa el buzón Elimina elementos en la carpeta Eliminaciones para el usuario del buzón en la retención judicial, el asistente de carpetas administradas no elimina elementos de esa carpeta.

• DiscoveryHold: cuando un usuario se coloca en una conservación local, los elementos eliminados se mueven a esa carpeta. Cuando el asistente de carpetas administradas procesa el buzón, evalúa los mensajes en esa carpeta. Los elementos que coinciden con la consulta de conservación local se retienen durante el período de retención especificado en la consulta. Si no se especifica un período de retención, los artículos se retienen indefinidamente o hasta que se libera la retención del usuario.

• La versión- Cuando un usuario aplica In-Place Hold o Assessment Store, los elementos del buzón deben estar protegidos contra la manipulación o modificación por parte del usuario o cualquier proceso. Esto se hace a través de un proceso de copia en escritura. Cuando un usuario o proceso cambia ciertas propiedades de un elemento del buzón, se guarda una copia del elemento original en la carpeta Versiones antes de confirmar el cambio. El proceso se repite para los cambios posteriores. Los elementos capturados en la carpeta Versiones también se indexan y se devuelven en las búsquedas de eDiscovery. Una vez eliminada la retención, el asistente de carpetas administradas elimina las copias de la carpeta Versiones.

• soportes de sustrato- Si está habilitada la retención local, la retención por juicio o una política de retención de chat de Microsoft 365 u Office 365 Teams, esta subcarpeta contiene la copia original del mensaje de Teams si el mensaje se modificó o eliminó. Copie el elemento antes de guardar el cambio. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.

  (Video) Exchange Online -- Litigation Hold (Spanish)

Propiedades que activan la copia en escritura

Aunque las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versiones no están visibles para el usuario, todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables están indexados por Exchange Search y son detectables por In-Place eDiscovery. Después de eliminar un usuario de buzón de la retención local o la retención por juicio, el asistente de carpetas administradas purga los elementos de las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versiones.

Cargos de retención y apartado postal

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se incluyen en el cálculo de la cuota de buzón de correo de un usuario. En Exchange Online, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Para los valores predeterminados de Exchange para las propiedades del buzónCuota de advertencia de elementos recuperablesjTarifa de artículos reembolsablesse definen como 20 GB y 30 GB respectivamente. En Exchange Online, la cuota de la carpeta Elementos recuperables (en el buzón principal del usuario) aumenta automáticamente a 100 GB cuando un buzón se coloca en retención por juicio o retención local. Si la cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el buzón de correo principal de un buzón de correo en espera está a punto de alcanzar su límite, puede hacer lo siguiente:

• Habilite el buzón de archivo y habilite el archivo de expansión automática- Puede habilitar una capacidad de almacenamiento ilimitada para la carpeta Elementos recuperables simplemente habilitando el buzón de archivo y habilitando la función de archivo de expansión automática en Exchange Online. Esto da como resultado 110 GB para la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal y una cantidad ilimitada de capacidad de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el archivo del usuario. Ver cómo:Habilitar buzones de archivo en el portal de cumplimientojHabilitar la ayuda del administrador de archivado ilimitado.

  Utilizar:

  • Después de habilitar el archivado de un buzón que está a punto de exceder su cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, es posible que desee ejecutar el asistente de carpetas administradas para activar manualmente el asistente para que procese el buzón de modo que los elementos vencidos se muevan a la carpeta Elementos recuperables. Los elementos" en el archivo se mueven al buzón. Consulte el Paso 4 para obtener instrucciones.Mayor cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

  • Tenga en cuenta que otros elementos del buzón del usuario se pueden mover al nuevo buzón de archivo. Considere informar al usuario que esto puede suceder después de habilitar el buzón de archivo.

• Cree una política de retención personalizada para buzones en espera- Además de habilitar el archivado de buzones de correo y el archivado de avance automático para buzones de correo en retención por juicio o en el lugar, también puede crear una política de retención de MRM personalizada en Exchange Online para buzones de correo en archivo. Esto le permite aplicar una política de retención a los buzones que difieren de la política de MRM predeterminada que se aplica a los buzones que no están en espera. Esto le permite aplicar etiquetas de retención diseñadas específicamente para buzones en espera. Esto incluye la creación de una nueva etiqueta de retención para la carpeta Elementos recuperables.

Para más información, verAumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Bloqueo y reenvío de correo electrónico

Los usuarios pueden usar Outlook y Outlook en la web para configurar el reenvío de correo electrónico a su buzón. El reenvío de correo electrónico permite a los usuarios configurar su buzón para que los mensajes de correo electrónico enviados a su buzón se reenvíen a otro buzón dentro o fuera de la organización. El reenvío de correo electrónico se puede configurar para que los mensajes enviados al buzón original no se copien en ese buzón, sino que solo se envíen a la dirección de reenvío.

Si el reenvío de correo electrónico está configurado en un buzón y los mensajes no se copian en el buzón original, ¿qué sucede si se retiene el buzón? La configuración de retención del buzón se verifica durante el proceso de entrega. Si el mensaje cumple con los criterios de retención del buzón, se guarda una copia del mensaje en la carpeta Elementos recuperables. Esto significa que puede usar las herramientas de exhibición de documentos electrónicos para buscar en el buzón original los mensajes que se reenvían a otro buzón.

Eliminar un buzón retenido

Si elimina la cuenta correspondiente de Microsoft 365 u Office 365 para un buzón de correo que se colocó en retención por juicio o retención local, el buzón se convierte en un buzón de correo inactivo, que es un tipo de correo de buzón que elimina el software. Los buzones inactivos se usan para conservar el contenido del buzón de un usuario después de que abandona la organización. Los elementos en un buzón inactivo se retienen durante la retención que se colocó en el buzón antes de que quedara inactivo. Esto permite que los administradores, los oficiales de cumplimiento o los administradores de registros usen la herramienta de búsqueda de contenido del portal de cumplimiento de Microsoft Purview para acceder y buscar el contenido de un buzón inactivo. Los buzones inactivos no pueden recibir correo electrónico y no aparecen en la libreta de direcciones compartida de su organización ni en otras listas. Para más información, verResumen de buzones inactivos.